Última atualização em 21/10/2025 por Especialista em Gestão de Projetos, GPRO
No cenário atual, dinâmico e repleto de desafios, o tailoring em projetos se estabelece como uma competência decisiva para qualquer gestor que busca excelência. Longe da ideia de “tamanho único”, essa abordagem permite que cada projeto seja gerenciado com uma metodologia pensada sob medida, alinhando-o perfeitamente aos seus objetivos e ao contexto de negócio.
É a capacidade de moldar processos, ferramentas e práticas para maximizar a eficiência e a entrega de valor, transformando projetos em resultados tangíveis.
Essa flexibilidade é endossada por padrões internacionais renomados, como o Guia PMBOK® (Project Management Body of Knowledge) 7ª Edição e o PRINCE2 (Projects IN Controlled Environments), que reconhecem a adaptabilidade como um pilar fundamental para o sucesso.
Ao adotar o tailoring, você não apenas otimiza recursos e minimiza burocracias, mas também fortalece a tomada de decisões, capacitando suas equipes a serem mais ágeis e responsivas em um mundo que não para de evoluir.
Portanto, preparar-se para esse contexto exige uma compreensão aprofundada de como essa personalização estratégica pode ser aplicada.
Nas próximas seções, vamos explorar o conceito do tailoring, como implementá-lo, quais são seus benefícios e os sinais que indicam um bom caminho ou a necessidade de ajustes. Acompanhe e descubra como essa prática pode ser a chave para o sucesso de seus próximos projetos.
Tailoring em projetos (do inglês, “fazer sob medida”) é, fundamentalmente, a arte de adaptar e personalizar os processos, as práticas e as metodologias de gerenciamento para atender às demandas exclusivas de cada empreendimento.
Dito de outro modo, em vez de aplicar um método rígido e padronizado a todos os projetos, o tailoring permite um ajuste fino que considera o porte, a complexidade, a duração, o setor e a cultura organizacional envolvidos. É a inteligência de saber que cada projeto tem sua própria “digital”, e a abordagem de gerenciamento deve espelhar essa singularidade.
A relevância do tailoring em projetos ganhou força justamente porque o mundo dos negócios se tornou exponencialmente mais complexo e dinâmico, frequentemente descrito pela sigla VUCA (volatility, uncertainty, complexity, and ambiguity — volatilidade, incerteza, complexidade e ambiguidade).
Desse modo, o PMBOK® Guide (7ª edição), reconhecido globalmente, ressalta que não há uma abordagem única que sirva para todos os projetos, dedicando uma seção específica a orientar sobre como realizar esse processo de adaptação.
Do mesmo modo, o PRINCE2, outra metodologia consagrada, tem entre seus princípios basilares o “tailor to suit the project”, ou seja, a adaptação ao contexto do projeto, seu porte e seus riscos.
Essa aceitação e recomendação pelos principais padrões globais mostram que o tailoring não é uma moda passageira, mas sim uma necessidade estratégica.
O tailoring consiste em selecionar, combinar, ajustar e, muitas vezes, remover processos, práticas ou artefatos para que a abordagem de gerenciamento se adeque perfeitamente ao contexto do projeto. Isso significa que não se trata apenas de adicionar complexidade, mas também de simplificar quando possível.
Assim, em alguns projetos, “fazer menos” pode ser um sinal de maturidade, eliminando burocracias desnecessárias que apenas consomem tempo e recursos. É uma gestão mais enxuta e focada no que realmente agrega valor.
No entanto, em outros contextos, “fazer mais” pode ser a prudência necessária, especialmente em projetos altamente regulados ou de alto risco, onde controles mais robustos e documentação detalhada são indispensáveis.
A decisão sobre o que adaptar, o que manter e o que eliminar é um exercício estratégico que equilibra agilidade com governança, garantindo que a equipe esteja usando as ferramentas certas para o trabalho em questão, sem excessos ou lacunas que possam comprometer o resultado final.
Decidir o que adaptar em um projeto não deve ser guiado por modismos ou preferências pessoais, mas sim por critérios claros e objetivos.
Um framework robusto para tomada de decisão ajuda a garantir que a escolha da abordagem seja estratégica e alinhada aos objetivos do projeto. O PMBOK® 7ª Edição, por exemplo, sugere um processo de quatro passos para o tailoring que pode ser um excelente guia:
Desse modo, ao seguir esses passos, os gestores podem criar uma estrutura adaptada que otimiza a execução do projeto, resultando em maior eficiência e melhores resultados, com a certeza de que a escolha foi a mais inteligente para aquele contexto.
Antes de adaptar, é fundamental observar uma série de critérios que influenciarão as decisões. A regulação e o compliance (conformidade) são cruciais em setores como saúde ou finanças, exigindo rigor extra. A criticidade do projeto, ou seja, o impacto de seu fracasso na organização, também molda a abordagem. Projetos com alta incerteza e volatilidade demandam mais agilidade.
Outros fatores incluem as dependências externas, que podem exigir uma gestão de riscos e comunicação mais elaborada, e a maturidade da equipe, que determina o grau de autonomia e formalidade necessários.
Por fim, a complexidade inerente ao projeto guiará a escolha de processos e ferramentas. Em muitos casos, uma matriz leve que avalia o impacto, o risco e o custo de controle pode ser útil para guiar essas escolhas.
A arte do tailoring reside em saber discernir o que é essencial. Em ambientes regulados, por exemplo, é imperativo manter os gateways (pontos de controle) de aprovação e os processos de Quality Assurance (garantia da qualidade), pois garantem a conformidade legal e a segurança.
Entretanto, é possível simplificar templates redundantes que exigem preenchimento excessivo, otimizando o tempo da equipe.
Por outro lado, algumas cerimônias ou reuniões que não agregam valor podem ser cortadas sem prejuízo, liberando a equipe para focar em atividades mais produtivas.
Um trade-off (compensação) comum ocorre quando um projeto de desenvolvimento de software em fase inicial prioriza a agilidade. Nesse caso, a documentação formal pode ser simplificada em favor de discussões rápidas e protótipos. Contudo, quando esse mesmo software chega à fase de homologação, a documentação para testes e compliance (conformidade) se torna indispensável.
Outro exemplo: um projeto de marketing ágil pode eliminar relatórios semanais detalhados em troca de daily stand-ups (reuniões diárias rápidas) que cobrem os impedimentos, mas mantém relatórios de performance de campanha mensalmente para a alta gerência.
Ao aplicar o tailoring, é preciso estar atento a dois extremos perigosos.
O primeiro é o sub-tailoring, que ocorre quando há uma falta de controles e processos essenciais, deixando o projeto exposto a riscos desnecessários.
O segundo é o over-tailoring, que se manifesta como um excesso de burocracia, onde muitos processos e artefatos são mantidos sem real necessidade, gerando ineficiência e desengajamento.
Se o projeto enfrenta atrasos constantes por falta de clareza nas responsabilidades ou, por outro lado, sofre com reuniões intermináveis e documentação excessiva que ninguém lê, é um sinal claro de que o tailoring precisa ser recalibrado.
Esses são sintomas que frequentemente antecedem problemas maiores.
O tailoring é uma prática versátil que se aplica a todas as abordagens de gerenciamento de projetos, sejam elas preditivas, ágeis ou híbridas. O PMBOK® 7ª Edição reconhece esse espectro de abordagens como válido e adaptável, reforçando que a chave está em escolher e moldar as práticas que melhor se encaixam na realidade do projeto.
Não se trata de uma competição entre metodologias, mas sim de uma sinergia inteligente para otimizar resultados.
No modelo preditivo, também conhecido como cascata, o tailoring envolve um ajuste fino para garantir que a precisão do planejamento não se torne uma barreira intransponível para a adaptação.
Pode-se adaptar o nível de detalhamento do cronograma, por exemplo, focando mais na visão macro para fases futuras e em detalhes para a fase atual.
O controle de mudanças, que é inerentemente rígido nesse modelo, pode ser adaptado para ter ciclos de aprovação mais ágeis para alterações de baixo impacto.
Os gateways (portões de fase) de aprovação, por sua vez, podem ser customizados para serem mais ou menos formais, dependendo da criticidade da entrega.
Mesmo em abordagens ágeis, o tailoring é essencial para evitar o dogmatismo.
A cadência das sprints (períodos de tempo fixos para o desenvolvimento), por exemplo, pode ser ajustada para mais longa ou mais curta, dependendo da complexidade das entregas e da equipe.
A Definition of Done (DoD – Definição de Pronto), que estabelece os critérios para que uma entrega seja considerada completa, pode ser adaptada para incluir requisitos de compliance (conformidade) específicos do setor.
Além disso, as cerimônias, como daily stand-ups (reuniões diárias rápidas) e retrospectivas, podem ser customizadas em sua frequência e duração, ou até mesmo algumas serem opcionais, desde que não se perca o propósito de comunicação e melhoria contínua.
O modelo híbrido, que mescla práticas preditivas e ágeis, é onde o tailoring brilha com mais intensidade.
A grande vantagem é poder integrar, por exemplo, um roadmap (plano de longo prazo) mais preditivo para o projeto como um todo, com iterações ágeis para o desenvolvimento de funcionalidades específicas.
A gestão de contratos e fornecedores, que geralmente segue uma lógica mais preditiva, pode ser adaptada para permitir entregas incrementais e flexibilidade no escopo.
Do mesmo modo, a gestão de riscos, por sua vez, pode combinar uma análise inicial abrangente com a identificação contínua de riscos durante as sprints.
O objetivo é criar um sistema coeso que tire o melhor de cada abordagem, evitando que o projeto se torne uma mistura desconexa de práticas.
Os principais padrões de gerenciamento de projetos do mundo não apenas mencionam, mas endossam o tailoring como uma prática fundamental e obrigatória para o sucesso. Não se trata de seguir uma “receita de bolo”, mas de aplicar as diretrizes com inteligência, adaptando-as ao contexto. Isso é crucial para quem busca construir credibilidade e eficiência em suas entregas.
O PRINCE2, por exemplo, um dos frameworks mais adotados globalmente, inclui o princípio “tailor to suit the project” (adapte-se ao projeto) como um de seus sete fundamentos. Isso significa que a adaptação não é uma opção, mas uma exigência para que a metodologia seja eficaz.
De modo similar, a ISO 21502:2020, uma norma internacional de orientação para gerenciamento de projetos, oferece um guia prático para a integração e o tailoring de práticas conforme o contexto específico, enfatizando a importância de flexibilidade em vez de uma abordagem engessada.
Todos esses padrões convergem na ideia de que a adaptabilidade é a chave para a gestão de projetos moderna.
Os últimos anos trouxeram evidências contundentes de que o tailoring não é mais uma opção, mas sim uma necessidade. Os dados mostram uma clara tendência global em direção à flexibilidade e à adaptação de metodologias.
Por exemplo, o uso de abordagens híbridas em projetos teve um salto significativo, subindo de aproximadamente 20% em 2020 para cerca de 31% em 2023, segundo o Pulse of the Profession 2024 do PMI (Project Management Institute).
Isso demonstra que cada vez mais organizações estão optando por combinar o melhor dos mundos preditivo e ágil para maximizar seus resultados.
O mesmo relatório revela um dado ainda mais impactante: as equipes que usam abordagens preditivas, híbridas ou ágeis alcançam um desempenho similar em termos de sucesso do projeto. Além disso, a performance também é equivalente entre arranjos de trabalho presenciais, híbridos e remotos.
Isso significa que o sucesso não está atrelado a uma metodologia ou modelo de trabalho específico, mas sim à capacidade de adaptação e ao tailoring adequado para cada contexto.
Esses números comprovam que a flexibilidade, a inteligência na escolha da abordagem e a capacidade de personalizar o gerenciamento são os verdadeiros diferenciais competitivos.
Para o gerente de projetos, esses dados práticos se traduzem em uma nova realidade: a liberdade para escolher, com a responsabilidade de justificar.
Não há mais desculpas para a aplicação dogmática de uma única metodologia. Agora, a expectativa é que o profissional seja um “curador de práticas”, capaz de avaliar o cenário e selecionar a abordagem mais fit-for-purpose (adequada ao propósito) para cada projeto.
Isso implica um desenvolvimento contínuo de um olhar crítico e uma capacidade analítica apurada para diagnosticar as necessidades do projeto e da organização. É uma mudança que exige mais do profissional, mas que também oferece maior autonomia e potencial de impacto.
Mesmo sendo uma prática poderosa, o tailoring pode dar errado se não for aplicado com discernimento. Estudos do PMI mostram que a correlação com o sucesso do projeto é maior quando há uma metodologia definida (74% de sucesso) e ainda mais alta quando essa metodologia é totalmente customizada (82% de sucesso).
No entanto, um tailoring mal executado pode ser tão prejudicial quanto a ausência de método (apenas 66% de sucesso). Portanto, é crucial identificar os sinais de que a adaptação está falhando e saber como recalibrar o curso rapidamente.
Os sintomas de um tailoring ineficaz são muitas vezes visíveis no dia a dia do projeto. Entraves burocráticos, como um excesso de cerimônias ou reuniões que consomem tempo sem agregar valor, são um forte indicador.
Artefatos de projeto que ninguém usa ou que são preenchidos por obrigação, sem real utilidade, também são um sinal de alerta.
Por outro lado, a falta de controles essenciais em ambientes críticos, resultando em riscos não mitigados ou em problemas de qualidade, aponta para um sub-tailoring. Essas falhas podem levar a atrasos, retrabalhos e à frustração da equipe, impactando diretamente os resultados do projeto.
Quando esses sintomas surgem, é fundamental agir.
O primeiro passo é revisar o critério de valor de cada artefato e processo. Questione: isso realmente contribui para a entrega de valor do projeto?
Em seguida, renegocie a cadência de reuniões e entregas com a equipe e os stakeholders, ajustando a frequência para o que é mais produtivo.
Por fim, alinhe-se com o PMO (Project Management Office – Escritório de Gerenciamento de Projetos) ou com a governança da empresa para obter apoio na readequação, garantindo que as mudanças estejam em conformidade com as políticas organizacionais.
É um processo contínuo de “inspecionar e adaptar” que permite correções rápidas e eficazes.
Para que o tailoring seja realmente eficaz, é preciso ir além da intuição e transformá-lo em hipóteses mensuráveis. Afinal, como você sabe se suas adaptações estão funcionando? A resposta está em definir métricas claras que indiquem o sucesso da personalização.
Entre os indicadores que importam, podemos citar:
Além disso, a taxa de aderência às cerimônias adaptadas e a satisfação dos stakeholders (partes interessadas) são termômetros importantes. P
or fim, a relação entre o custo do controle e o risco mitigado deve ser sempre avaliada para garantir que os esforços de gestão sejam proporcionais aos benefícios. Sinais claros de sucesso incluem menos retrabalho, decisões mais rápidas e uma previsibilidade mais estável para o projeto.
A institucionalização do tailoring em projetos é um passo essencial para que essa prática se torne um diferencial competitivo da organização. Isso envolve o PMO (Project Management Office – Escritório de Gerenciamento de Projetos) e a governança, que devem criar um ambiente onde a adaptação é encorajada, mas dentro de limites claros.
A ISO 21502 é uma referência importante nesse sentido, pois aborda a integração de práticas e a adaptação em nível organizacional, servindo como um guia para empresas que buscam estabelecer um framework flexível e eficaz.
O PMO desempenha um papel estratégico ao definir os guard-rails (corrimãos ou limites) para o tailoring. Isso inclui a criação de checklists (listas de verificação) e decision trees (árvores de decisão) que orientam os gerentes de projeto sobre o que adaptar e quando, com base no porte, risco e tipo de projeto.
Além disso, o PMO pode desenvolver uma biblioteca de templates leves, com notas claras sobre “quando usar/quando não usar”, para evitar a burocracia desnecessária e promover a padronização apenas onde é realmente útil.
Dessa forma, o PMO não impõe regras rígidas, mas oferece ferramentas e orientações para que o tailoring seja feito de forma inteligente e estratégica.
Para que o tailoring se mantenha relevante e eficaz, o PMO deve cultivar uma rotina de melhoria contínua. Isso inclui a realização de retrospectivas organizacionais periódicas para avaliar como o tailoring está sendo aplicado nos diferentes projetos e quais ajustes são necessários nas diretrizes.
Do mesmo modo, é fundamental manter uma atualização semestral dos padrões e templates, garantindo que eles reflitam as melhores práticas de mercado e as lições aprendidas internamente. Essa abordagem iterativa e adaptativa garante que a governança do projeto apoie a agilidade, em vez de se tornar um impedimento.
No universo do gerenciamento de projetos, ferramentas e templates são aliados poderosos, desde que usados com inteligência. O objetivo do tailoring é fazer com que essas ferramentas sirvam ao projeto, e não o contrário. É crucial saber o que padronizar para garantir consistência e eficiência, e o que flexibilizar para permitir a agilidade necessária.
É recomendado padronizar elementos como: o glossário de termos técnicos, para garantir uma comunicação clara; as nomenclaturas de projetos e entregas, para facilitar a organização; os critérios de risco, para uma avaliação consistente; e os campos mínimos de documentos essenciais, garantindo que as informações críticas estejam sempre presentes.
Em contrapartida, é vital adaptar o nível de detalhe exigido, a periodicidade de ritos como reuniões e o escopo de relatórios, ajustando-os à real necessidade de cada projeto. O erro a ser evitado é a mentalidade de “um template para tudo”, que engessa a equipe e impede a adaptação necessária.
Na FIA, compreendemos que o conhecimento teórico precisa ser aliado à prática e à capacidade de adaptação. Nossos cursos foram desenhados para que você, como profissional em ascensão, possa não apenas gerenciar projetos, mas transformá-los em resultados impactantes para sua organização.
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Em síntese, o tailoring em projetos transcendeu a condição de mera prática recomendada para se tornar uma competência indispensável no repertório de qualquer líder.
Esta capacidade de personalizar abordagens de gerenciamento conforme a unicidade de cada projeto é o que distingue os profissionais que apenas gerenciam daqueles que realmente transformam projetos em resultados. A adaptabilidade, endossada por padrões globais e comprovada por dados recentes, é o motor que impulsiona a eficiência, reduz a burocracia e aumenta as chances de sucesso em um cenário cada vez mais complexo.
Ao longo deste artigo, vimos que o tailoring permite um alinhamento superior com os objetivos do projeto, a melhoria da eficiência e da eficácia operacional, a redução de custos e tempo, e um aumento significativo na satisfação dos stakeholders.
Mais do que isso, ele minimiza riscos e eleva a qualidade das entregas. Portanto, é fundamental que os gerentes de projeto não só compreendam os princípios do tailoring, mas também saibam aplicá-los com maestria, transformando desafios em oportunidades de inovação e crescimento.
A FIA Business School está comprometida em formar esses líderes transformadores. Convidamos você a conversar com nossos especialistas. Juntos, podemos identificar a trilha formativa que impulsionará sua carreira, capacitando-o a aplicar o tailoring com profundidade e a se destacar como um arquiteto do futuro organizacional brasileiro.
