Última atualização em 15/10/2025 por Especialista em Gestão de Projetos, GPRO
A gestão de equipes remotas tornou-se uma competência essencial em um mundo cada vez mais conectado. A transformação digital acelerou uma tendência já existente: o avanço do trabalho remoto e híbrido. Durante a pandemia, esse modelo se consolidou, mas, mais recentemente, algumas empresas têm optado por retornar ao formato presencial. Estaríamos, então, voltando ao “velho normal”?
De acordo com a pesquisa Global Talent Trends 2024, até 2030, a geração Z (nascidos após 2000) representará um terço da força de trabalho, enquanto a geração Y (nascidos nos anos 80 e 90) estará presente em mais de 50% dos cargos. Essas gerações priorizam a qualidade de vida e não estão dispostas a abrir mão da flexibilidade conquistada.
Nesse novo cenário, organizações e profissionais de projetos precisam se adaptar à realidade de equipes distribuídas, que nem sempre compartilham o mesmo espaço físico.
Este artigo analisa os principais desafios da gestão de equipes remotas, apresenta estratégias práticas e compartilha boas práticas para garantir produtividade, engajamento e entrega de valor em ambientes de trabalho flexíveis.
A pandemia do COVID-19 exigiu distanciamento social e acelerou o avanço tecnológico já em curso. Empresas colocaram o trabalho virtual em primeiro plano e passaram a utilizar massivamente ferramentas colaborativas. A experiência bem-sucedida foi um “divisor de águas”!
O trabalho remoto reduziu os custos e deu às empresas a liberdade de recrutar os melhores profissionais onde quer que eles estivessem, seja adotando o modelo híbrido ou contratando um especialista para um projeto transnacional que está em outra localidade. Quem não desfruta dos benefícios do home office? Ou, não participou de uma implementação de um ERP ou outro software com rollout para várias regiões?
Apesar desse modelo de trabalho trazer benefícios para contratado e contratante, a complexidade da comunicação assíncrona, fusos horários diferentes, culturas diversas e supervisão a distância exige do gestor uma mudança de paradigma e o conhecimento de novas técnicas e ferramentas para enfrentar esses desafios.
Conseguir identificar os problemas que uma equipe remota enfrenta e atuar neles para evitar que se torne um conflito disruptivo é apontado como um dos maiores desafios na gestão de times remotos (ou híbridos), problemas que costumam ser de ordem relacional associados à falta de confiança, conflitos entre os membros da equipe e comunicação falha.
Para lidar com esses desafios e aumentar o engajamento, algumas técnicas e ferramentas das metodologias ágeis são fundamentais. Destacamos quatro práticas essenciais: (1) compreender os estágios de desenvolvimento da equipe, (2) monitorar o humor dos integrantes, (3) manter uma comunicação eficaz e (4) utilizar ferramentas colaborativas.
Uma equipe não atinge o ápice do seu desempenho assim que se forma, isso só acontece quando os membros da equipe estão colaborando uns com os outros e focados em alcançar os objetivos do projeto.
Segundo o psicólogo Bruce Tuckman (1965), a formação de uma equipe de projetos passa por cinco estágios:
Antes de atingir a etapa desejada, Desempenho, a equipe passa pelas etapas críticas Formação e Tempestade, cruciais para que o gestor conquiste a confiança da equipe.
Na etapa Formação, o gerente deve ter maior contato com a equipe e conduzir uma reunião inicial com todos para apresentar o projeto e garantir o entendimento comum. Também é importante incentivar que os membros da equipe marquem um encontro virtual com as câmeras abertas para se conhecerem melhor.
Na etapa Tempestade, o gerente de projetos deve esperar que haja discordância entre os membros da equipe e que precisará trabalhar para mitigar os conflitos. Como os indivíduos ainda estão aprendendo o seu papel e suas responsabilidades, erros costumam ser cometidos. Portanto, um gerente de projeto deve deixar claro quais são as expectativas, as tarefas a serem cumpridas, os prazos e as ramificações (PMI, 2000).
Em um ambiente presencial, o gerente consegue identificar facilmente o estado de humor dos membros e ajustar sua abordagem. No ambiente virtual, isso é mais desafiador.
Uma ferramenta útil é o calendário Niko-Niko (palavra japonesa que significa sorriso), um mural visual em que cada membro registra seu estado de humor diariamente com um “emoji” (ou um círculo colorido) e cria um registo das emoções da equipe ao longo do tempo. Esse mural permite ao gerente identificar padrões de bem-estar e intervir proativamente para melhorar o ambiente de trabalho.
A comunicação eficaz envolve mais do que apenas trocar palavras, requer compreender e gerenciar emoções e incorpora sinais verbais e não verbais para transmitir mensagens com precisão. A comunicação está no cerne dos valores ágeis!
A comunicação é o meio para obter interações e colaborações bem-sucedidas, destacados no primeiro e no terceiro valor do Manifesto Ágil (2001). O primeiro declara: “Indivíduos e interações acima de processos e ferramentas”. O terceiro intitula: “Colaboração com o cliente acima da negociação contratual”.
Para garantir uma comunicação efetiva, o gerente de projetos pode seguir a metodologia Scrum e implantar as reuniões em cada sprint (período de duração fixa em que ideias são transformadas em valor, geralmente 2 ou 3 semanas):
A Sprint é o coração do Scrum. Ela inicia com o Sprint Planning, o acompanhamento do desenvolvimento do trabalho acontece diariamente na Daily Scrum, a avaliação do resultado pelo cliente acontece na Sprint Review e a busca de melhorias na forma de trabalho é o objetivo da Sprint Retrospective.
Os gerentes de times remotos têm várias de ferramentas à disposição para compartilhar informações, é importante entender a necessidade para poder identificar a ferramenta mais adequada. A seguir, serão apresentadas algumas sugestões de softwares por uso:
Para garantir a qualidade da comunicação, é importante utilizar ferramentas que permitam um ambiente de equipe compartilhado e que os clientes também possam interagir. É essencial poder realizar videoconferências e trocar mensagens instantâneas, aproximando as pessoas que estão espalhadas. O Microsoft Teams, Google Workspace, Zoom Workplace e o Webex são as ferramentas mais consolidadas no mercado.
Para garantir a transparência e a consistência dos dados, é essencial utilizar repositórios que também permitam o compartilhamento entre equipe e cliente. SharePoint, Slack e Confluence são exemplos de softwares de colaboração de documentação.
O quadro Kanban é um mecanismo eficiente para organizar as tarefas da equipe, acompanhar o que está em andamento e o quanto ainda falta. Normalmente, ele é um quadro grande com cartões de tarefas (ou user stories) dispostos em colunas conforme o status do cartão. As categorias mais usuais das colunas são: pendência, em andamento, pronto para teste, pronto para demonstração, aprovado.
Ferramentas como Jira, Trello, ADO e Rally, entre outras, fornecem quadros Kanban e métricas de acompanhamento. Eles podem ser compartilhados e alimentados pela equipe e pelo cliente.
O quadro branco interativo substitui o quadro branco na parede, é um espaço onde a equipe pode compartilhar conteúdo e colaborar simultaneamente de maneira visual. Ele é muito utilizado para facilitar reuniões em que se deseja capturar a opinião de todos os presentes, como na sprint retrospective.
As ferramentas Miro e Mural são as mais utilizadas e oferecem funções semelhantes, o diferencial do Miro é que ele tem uma vasta gama de templates e o do Mural, que possui integração com Microsoft Co-pilot.
Empresas vêm adotando softwares de gestão de produtividade para medir a produtividade de equipes remotas. Esses sistemas medem como tempo do funcionário é distribuído ao longo da jornada, mapeia padrões de uso (tempo ativo, cliques, sites visitados, aplicativos utilizados, entre outras atividades) e transforma dados em relatórios de desempenho, também ajudam a evitar vazamento de dados sigilosas da empresa. Os softwares Evope Time Doctor, Monitoo são algumas dessas ferramentas.
O uso desse tipo de software para justificar uma demissão em massa de funcionários de um grande banco brasileiro tem levantado polêmica, cerca de mil funcionários foram demitidos sob a justificativa de baixa produtividade, que considera aceitável uma atividade digital média de cerca de 75% do tempo.
Os benefícios que a gestão de equipes remotas traz às empresas, seja reduzindo custos ou dando a liberdade de contratar os melhores profissionais em qualquer parte do mundo, e a importância da qualidade de vida para as gerações X e Y, futuro comando das empresas, apontam que o trabalho remoto é a direção do futuro.
A capacidade de gerenciar e orquestrar equipes remotas não é um diferencial, mas uma competência fundamental. O GPRO FIA oferece cursos para capacitar os profissionais para essa nova realidade, acreditamos que a formação de equipes de alta performance não deve ficar restrita a barreiras geográficas ou culturais.
Nossa metodologia baseia-se na aplicação prática de metodologias contemporâneas e no aperfeiçoamento de importantes soft skills, oferecemos cursos que proporcionam sólida formação para que seus projetos sejam transformados em resultados:
E, se sua empresa precisa padronizar práticas para times distribuídos, nossos cursos in company em gestão de projetos estruturam rituais, métricas e ferramentas para o dia a dia.
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