KANBAN: Tudo o que você precisa saber para sua Gestão de Processos e Projetos

Você é da área de Processos e/ou Projetos e deseja utilizar alguma metodologia que seja simples, traga mais praticidade e eficiência à sua gestão? SIM!? Então VOCÊ acessou o lugar certo! Preparamos um material completo com tudo o que é necessário saber para iniciar a prática do Kanban agora mesmo.

Neste artigo vamos abordar: Como surgiu o Kanban e sua definição, quais os princípios da metodologia, onde e como implementá-la, quais as vantagens e limitações do método, quais os tipos, quais softwares posso utilizar para aplicar e como avançar em seu conhecimento sobre o tema.

Como surgiu e qual sua definição?

A palavra que significa “cartão” ou “sinalização”- em japonês – e foi usada pela primeira vez por Taiichi Ohno, um engenheiro da Toyota, nos anos 1940, como uma forma de controlar e gerenciar a produção de carros.

Por definição, Kanban é uma metodologia ágil de gestão de projetos e processos, que tem como objetivo otimizar a produtividade, a eficiência, a qualidade e a comunicação da equipe de trabalho. Sua função é organizar e controlar a produção de um projeto ou trabalho, de maneira simples e eficiente.

Ao longo dos anos, Kanban se tornou uma técnica de gestão utilizada em diversos setores e áreas, como tecnologia da informação, saúde, marketing e serviços.

Quais os princípios fundamentais do Kanban?

A metodologia possui cinco princípios fundamentais, são estes:

1. Gestão visual: Ela diz respeito à forma como as informações são exibidas (clara e objetiva) a todos os membros da equipe. Isso permite entendimento do que deve ser feito, o que está sendo feito e o que foi feito. A visualização também ajuda a identificar gargalos e problemas, tornando mais fácil a sua resolução.
2. Equipe colaborativa: Para que a metodologia funcione, é necessário que todos os membros da equipe estejam comprometidos com o processo e trabalhem juntos para alcançar as metas e objetivos.
3. Melhoria contínua e Feedbacks constantes: Se concentra na ideia de que sempre há espaço para melhorar e aprimorar o processo, sendo assim, a equipe deve buscar constantemente novas formas de fazer as coisas da melhor maneira possível, mais rápido e com menos esforço. A melhoria contínua deve ser incentivada e valorizada, pois é uma forma de aumentar a competitividade, a eficiência e a satisfação da equipe e dos clientes.
4. Limites de trabalho em progresso (WIP): É a Visão do progresso, a qual tem como objetivo evitar que a equipe fique sobrecarregada de trabalho, o que pode levar à queda de qualidade, atrasos e retrabalhos. Limitar o trabalho em progresso significa definir um número máximo de tarefas em andamento, respeitando a capacidade da equipe de executá-las com qualidade e eficiência.
5. Flexibilidade: Uma das principais vantagens do Kanban é a sua flexibilidade, permitindo que a equipe possa se adaptar rapidamente a mudanças no processo ou nos requisitos do projeto.

Onde e Como podemos implementar a Kanban?

A metodologia pode ser implementada em projetos de diversas áreas, incluindo software, gestão de projetos, produção industrial, entre outros.

Para implementar o Kanban em projetos, é preciso seguir 5 passos:

1. Definir as etapas do processo: identificar as tarefas necessárias para o projeto e criar um fluxo de trabalho que contemple todas elas;
2. Visualizar o fluxo de trabalho: usar um quadro físico ou digital para visualizar todas as etapas do processo e as tarefas em cada uma delas;
3. Limitar o trabalho em andamento: estabelecer um limite para a quantidade de tarefas que podem estar em andamento em cada etapa do processo;
4. Gerenciar o fluxo de trabalho: monitorar o andamento das tarefas e garantir que o processo esteja fluindo de forma eficiente;
5. Melhorar continuamente: fazer ajustes no processo sempre que necessário para aumentar a eficiência e a qualidade do trabalho.

Quais as vantagens em implementar o Kanban?

A maior vantagem da metodologia Kanban é a sua capacidade de gerenciar fluxos de trabalho de forma visual e eficiente.

Ao criar um processo bem definido e visualizar todas as etapas do projeto, é possível identificar gargalos e melhorar a eficiência da equipe. Além disso, permite adotar um modelo de gestão mais ágil, que se adapta às mudanças e às necessidades do projeto.

Há alguma limitação ou restrição de implementação?

As limitações e restrições da Kanban dependem da área em que ela é aplicada e das particularidades de cada projeto. Algumas restrições podem incluir:

• A Kanban pode não ser adequada para situações em que as tarefas são altamente complexas e imprevisíveis, e envolvem muitas etapas interdependentes. Nesses casos, outras metodologias como o Scrum ou o Lean podem ser mais eficazes.
• Pode ser desafiador lidar com mudanças frequentes nas prioridades do projeto, o que pode levar a alterações frequentes no quadro Kanban. Além disso, é importante garantir que o processo seja continuamente aprimorado e ajustado para atender às necessidades da equipe e do projeto.
• Os desafios de usar a Kanban incluem garantir que todos os membros da equipe tenham uma compreensão clara da metodologia e que sejam responsáveis ​​por atualizar o quadro Kanban regularmente.

Quais são os tipos de Kanban?

Existem diferentes tipos de Kanban, cada qual com suas especificidades e finalidades. Os principais tipos são:

1. Kanban de Produção: neste tipo, as atividades são organizadas por meio de um sistema de cartões. Cada cartão representa uma atividade ou tarefa, e é usado para controlar o fluxo de produção.
2. Kanban de Serviços: é uma variação do kanban de produção, onde o fluxo de trabalho é aplicado a serviços em vez de produtos, com objetivo de melhorar a eficiência e a qualidade dos serviços.
3. Kanban de abastecimento: este tipo é usado para controlar o fluxo de materiais e suprimentos. Cada item de estoque é identificado com um cartão, que é usado para sinalizar quando é necessário fazer um novo pedido.
4. Kanban Eletrônico: é uma versão digital do kanban tradicional, no qual o sistema de cartões é substituído por um software de gerenciamento eletrônico.
5. Kanban de fluxo: O foco é na redução do tempo de espera entre as diferentes etapas de um processo produtivo, buscando maximizar a eficiência do fluxo de trabalho.

Quais softwares posso utilizar para aplicar a Kanban?

Existem muitas opções de softwares para montar um quadro Kanban. Essas são apenas algumas, o importante é escolher a ferramenta que melhor se adapta às necessidades da sua equipe e ao seu processo de trabalho específico. Conheça algumas:

Trello: é uma das opções mais populares para criar um quadro Kanban. É um software de gerenciamento de projetos que usa quadros, listas e cartões para visualizar o trabalho.

Asana: é uma ferramenta de gerenciamento de projetos que permite criar quadros e acompanhar o progresso do trabalho em tempo real.

Jira: é uma ferramenta de gerenciamento de projetos usada principalmente em equipes de desenvolvimento de software. É altamente personalizável e permite criar quadros Kanban para rastrear o progresso do trabalho.

KanbanFlow: é uma ferramenta gratuita que permite criar quadros Kanban, definir limites de trabalho em progresso (WIP), e rastrear o tempo gasto em cada tarefa.

Monday.com: é uma ferramenta de gerenciamento de projetos visual que permite criar quadros Kanban personalizados e monitorar o progresso do trabalho em tempo real.

Smartsheet: é uma ferramenta de gerenciamento de projetos que oferece recursos avançados de colaboração em equipe, como quadros Kanban e calendários para rastrear o progresso do trabalho.

Miro: É uma ferramenta de colaboração e brainstorming online que permite a criação de quadros brancos virtuais para a visualização e organização de ideias e informações. Com o Miro, é possível criar fluxogramas, diagramas, mapas mentais, quadros e muito mais.

Quais são as estatísticas de utilização em Gestão de Projetos?

Não há uma estatística precisa sobre a porcentagem de projetos que usam Kanban, mas é seguro dizer que ele é amplamente utilizado atualmente em diversas empresas em todo o mundo.

Conclusão:

O Kanban é uma metodologia ágil que permite o gerenciamento visual e a melhoria contínua do trabalho, o que o torna uma opção popular para equipes que buscam uma abordagem mais eficiente e eficaz para a gestão de projetos. Além disso, é facilmente adaptável a diferentes tipos de projetos e equipes, desde equipes de desenvolvimento de software até equipes de marketing, recursos humanos e operações.

Em suma: é uma metodologia simples e eficiente para organizar a produção de um projeto, tornando o processo mais visual, colaborativo, contínuo e flexível.

Onde posso aprender a aplicar a Kanban?

Não somente sobre esta metodologia, mas também sobre Gestão de Projetos e Processos de forma completa, a FIA possui cursos específicos e aplicáveis ao dia-a-dia das organizações e negócios.

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Fonte de Pesquisa:

1. Kanban: Successful Evolutionary Change for Your Technology Business. David J. Anderson
2. Essential Kanban Condensed. David J. Anderson and Andy Carmichael
3. The Kanban Guide for Scrum Teams. Scrum.org
4. Kanban in Action. Marcus Hammarberg and Joakim Sunden
5. Kanban vs Scrum: Comparing Lean and Agile Project Management Methodologies. Michael O. Church e Eileen Wrubel
6. Kanban: A Lean Manufacturing System in Software Development de Klaus Marquardt and David Basanta